Svaka agencija za nekretnine ima klijente koje pamti godinama. Vlasnike koji redovno sarađuju sa agencijom, kupce koji se vraćaju kada dođe vreme za novu investiciju ili zakupce koji preporučuju vaše usluge prijateljima.

Ali kako broj klijenata raste, postaje sve teže osloniti se na pamćenje, beleške ili informacije koje se nalaze kod pojedinačnih agenata. Tada se javlja pitanje koje mnoge agencije sebi retko postavljaju:

Da li zaista imamo potpunu sliku o svakom klijentu sa kojim radimo?

Kada podaci postanu problem

U praksi se često dešava da se informacije o klijentima nalaze na više mesta. Deo komunikacije je u e-mailovima, deo u Viber porukama, nešto u Excel tabelama, a nešto u privatnim beleškama agenata.

Dok je tim mali, takav način rada može da funkcioniše. Međutim, kako agencija raste, raste i mogućnost da se važni podaci izgube ili jednostavno ostanu neiskorišćeni.

Možda je klijent pre nekoliko meseci tražio određeni tip nekretnine. Možda je vlasnik ranije već sarađivao sa vašom agencijom. Možda je neko iz tima već razgovarao sa tom osobom, ali ta informacija nije dostupna ostalim ili novim kolegama.
U takvim situacijama ne gubi se samo vreme. Gube se i poslovne prilike.

Dobra evidencija gradi poverenje

Klijenti danas očekuju profesionalan pristup. Ne žele da pri svakom razgovoru ponavljaju iste informacije niti da imaju osećaj da ih agencija ne poznaje.

Kada agent ima brz uvid u prethodnu komunikaciju, aktivnosti i interesovanja klijenta, razgovor postaje prirodniji i konkretniji. Klijent stiče utisak da se njegovim zahtevima zaista posvećuje pažnja, a poverenje i profesionalan pristup je ono što je klijentima veoma važno.
Upravo takve „sitnice“ često prave razliku između prosečne usluge i saradnje koja traje godinama. 

Agencija ne sme da zavisi od jednog čoveka

Jedan od najvećih izazova sa kojima se susreću vlasnici agencija jeste situacija u kojoj ključne informacije ostaju kod pojedinačnih agenata.

Kada zaposleni ode iz firme, sa njim često odlazi i deo znanja o klijentima, istorija komunikacije i poslovni odnosi koji su građeni godinama.
Zbog toga sve više agencija prelazi na centralizovan način vođenja evidencije. Cilj nije samo kontrola zaposlenih, već očuvanje najvrednijeg resursa koji agencija poseduje – podataka o svojim klijentima.

Manje vremena u administraciji, više vremena za posao

Agenti za nekretnine svoj posao ne doživljavaju kao pretraživanje beleški, starih poruka i tabela. Njihov posao je rad sa klijentima, pronalaženje novih prilika i zaključivanje poslova. Svaki minut koji potroše na traženje informacija po različitim mestima jeste vreme koje ne mogu da posvete onome što je zaista njihov posao.

Zato je važno da sve informacije o klijentima budu dostupne brzo, pregledno i na jednom mestu.

Kada su sve informacije pred njima, svakodnevni rad postaje jednostavniji. Potrebno je manje vremena za pretragu podataka, a više vremena ostaje za aktivnosti koje direktno utiču na rezultate.

Upravo iz tog razloga je u okviru RELPER-a razvijen sistem koji omogućava uvid u istoriju aktivnosti klijenata, njegovih povezanih nekretnina i potražnji.

Uređena baza podataka postaje konkurentska prednost

Najuspešnije agencije se danas ne razlikuju od konkurencije samo po broju oglasa ili veličini tima. Razlikuju se po tome koliko dobro koriste informacije kojima raspolažu. Kada su svi klijenti uredno evidentirani, kada su podaci ažurni i kada svaka interakcija ostaje zabeležena, mnogo je lakše prepoznati nove poslovne prilike i pružiti kvalitetniju uslugu.

Razlika između prosečno organizovane i veoma dobro organizovane agencije često nije u broju agenata, već u tome koliko brzo može da dođe do pravih informacija u pravom trenutku. 

Više o tome kako funkcioniše pregled klijenata možete pročitati u tekstu Evidencija klijenata u RELPER-u, dok je proces objedinjavanja duplih zapisa detaljno opisan u tekstu Spajanje klijenata (Merge).

Podaci su danas jedna od najvrednijih imovina agencije

Nekada su prednost agencijama donosili dobra lokacija kancelarije, veliki broj oglasa i široka ponuda nekretnina. Danas se konkurentska prednost sve više gradi na tome koliko dobro agencija organizuje svoje podatke, procese i odnose sa klijentima.

Istraživanja na globalnom nivou pokazuju da kvalitetno upravljanje podacima o klijentima i organizacija poslovnih procesa imaju sve veći značaj za efikasnost i dugoročni uspeh kompanija. U poslovanju gde se svakodnevno radi sa velikim brojem klijenata i informacija, imati jasan i ažuran pregled postaje važan deo profesionalnog rada.

Agencije koje imaju organizovanu evidenciju klijenata lakše prate svoje odnose, brže reaguju na nove prilike i mogu da donose bolje poslovne odluke.

Zato evidencija klijenata nije samo administracija. Ona je osnova za organizovan rad, kvalitetniju uslugu i stabilan razvoj poslovanja.

U novoj verziji RELPER donosi organizovaniji pregled klijenata, njihovih potreba i prethodnih aktivnosti, omogućavajući agentima da brže pronađu potrebne informacije i imaju jasniji uvid u celokupan odnos sa klijentom.