Jedan od značajnih trendova u razvoju savremenih CRM rešenja za nekretnine jeste prelazak sa unapred definisanih, rigidnih struktura podataka na fleksibilnije načine organizacije informacija. Razlog je jednostavan – svaka agencija ima svoj način rada, specifične potrebe i kriterijume prema kojima procenjuje i organizuje nekretnine.
Upravo zato savremena softverska rešenja sve više omogućavaju korisnicima da sami definišu način na koji će dodatno organizovati svoje podatke. Umesto da se poslovni procesi prilagođavaju ograničenjima softvera, softver treba da pruži dovoljno fleksibilnosti da prati način rada agencije.

RELPER ovaj princip primenjuje kroz sistem tagova. Tagovi omogućavaju agencijama da nekretninama dodaju sopstvene oznake i tako ih organizuju prema kriterijumima koji su značajni za njihovo poslovanje. Na taj način ista baza nekretnina može biti organizovana različito u zavisnosti od potreba svake agencije, bez potrebe da se menja osnovna struktura sistema.

Razlog za to je jednostavan – ne postoje dve agencije koje rade na potpuno isti način.

Neke agencije se fokusiraju na ekskluzivne nekretnine, druge na investicione prilike, treće na izdavanje ili luksuzni segment tržišta. Čak i kada koriste iste kategorije i tipove nekretnina, način na koji agenti pronalaze, obrađuju i predstavljaju nekretnine klijentima često se značajno razlikuje.

Zbog toga univerzalna struktura podataka vrlo brzo postaje ograničavajući faktor.

Šta su tagovi?

Tagovi predstavljaju dodatne oznake koje se dodeljuju nekretninama kako bi se olakšala njihova organizacija, pretraga i grupisanje.

Za razliku od osnovnih podataka i dodatnih predefinisanih karakteristika, tagovi nisu unapred određeni. Njih definiše sama agencija u skladu sa svojim internim procesima i kriterijumima rada.

Na primer, agencija može koristiti tagove poput:

• Ekskluzivna ponuda
• Hitna prodaja
• Investiciona prilika
• Atraktivna lokacija

Ovo su samo primeri. Prava vrednost sistema nije u konkretnim nazivima tagova, već u mogućnosti da svaka kancelarija definiše ono što je za nju zaista važno.

Kako se tagovi koriste u RELPER-u?

U RELPER-u tagovi predstavljaju dodatni nivo organizacije koji dopunjuje postojeću strukturu podataka.

Dok kategorije služe za osnovnu klasifikaciju nekretnina, tagovi omogućavaju označavanje specifičnih karakteristika koje su značajne za svakodnevni rad agenata.

Na primer, dve nekretnine mogu pripadati istoj kategoriji i predstavljati Kuću za prodaju, ali jedna može imati oznaku „Ekskluzivna ponuda“, dok druga nosi tag „Za rušenje“.

Na taj način agenti ne posmatraju nekretnine samo kroz osnovne podatke, već i kroz poslovni kontekst koji je važan za rad agencije.

Što je baza nekretnina veća, značaj ovakve organizacije postaje izraženiji.

Zašto kategorije same po sebi nisu dovoljne?

Kategorije omogućavaju organizaciju podataka kroz jasnu hijerarhijsku strukturu.

Najčešće se koriste za grupisanje nekretnina prema:

• vrsti oglasa (prodaja, izdavanje, potražnja),
• tipu nekretnine,
• lokaciji,
• cenovnom rangu,
• dostupnosti i sl.

Međutim, u praksi agenti često traže informacije koje ne pripadaju nijednoj od ovih grupa.

Na primer, moguće je da žele da pronađu sve nekretnine koje predstavljaju investicionu priliku ili sve nekretnine koje zahtevaju dodatnu pažnju tokom prodajnog procesa.

Takve informacije nisu deo osnovne kategorizacije i upravo zato tagovi imaju važnu ulogu u organizaciji podataka.

Prednosti pravilnog korišćenja tagova

U manjim bazama podataka agenti često mogu da se oslone na iskustvo i pamćenje. Međutim, kako broj oglasa raste, pronalaženje određenih nekretnina postaje sve zahtevnije.

Tagovi omogućavaju:

• lakšu organizaciju velikog broja nekretnina,
• brže pronalaženje relevantnih ponuda,
• standardizaciju rada unutar tima,
• jasnije označavanje poslovno važnih informacija,
• efikasnije upravljanje bazom podataka.

Na taj način agenti troše manje vremena na pretragu evidencije, a više vremena na komunikaciju sa klijentima i realizaciju poslova.

Tagovi kao deo poslovne metodologije agencije

Jedna od najvažnijih prednosti sistema tagova jeste mogućnost da agencija razvije sopstvenu metodologiju rada.

Vremenom svaki tim prepoznaje informacije koje su mu najvažnije tokom prodaje, izdavanja ili rada sa klijentima. Tagovi omogućavaju da se te informacije sistematizuju i postanu dostupne svim članovima tima.

Kada se oznake koriste dosledno, nastaje jedinstven način organizacije podataka koji ne zavisi od pojedinaca, već postaje deo poslovnog procesa cele agencije.

Zbog toga tagovi nisu samo alat za filtriranje podataka. Oni predstavljaju način da svaka agencija prilagodi RELPER sopstvenom načinu rada i izgradi evidenciju koja prati njene stvarne poslovne potrebe.

Tagovi kao pomoć pri promociji oglasa

Tagovi u RELPER-u mogu imati i praktičnu primenu prilikom promocije oglasa. Unosom odgovarajućeg taga na nekretninu, oglas može biti automatski označen za promociju na pojedinim portalima.

Na ovaj način korisnik ne mora posebno da se prijavljuje na portal i ručno pronalazi oglas kako bi ga promovisao. Dovoljno je da u RELPER-u koristi odgovarajući tag, čime se štedi vreme i smanjuje potreba za dodatnim ručnim radom.

Fleksibilnost koja prati način rada agencije 

Upravo ta fleksibilnost predstavlja jednu od ključnih prednosti zbog kojih su sistemi tagova danas široko zastupljeni u savremenim CRM rešenjima za nekretnine širom sveta.

U Relper-u, svaka agencija može da definiše kriterijume koji su joj važni, da ih koristi u svakodnevnom radu, a tamo gde je podržano iskoristi ih i za automatizaciju promocije oglasa.

Što su potrebe i način poslovanja agencije specifičniji, to mogućnost prilagođavanja sistema postaje značajnija.

Ako svaka agencija ima svoj način rada, zašto bi i način organizacije njenih nekretnina morao biti isti kao kod svih drugih?